Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Aika Co. Oy

Yhteystiedot:
Aurakatu 14 B
20100 Turku

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:
Aika Co. Oy / Mikko Äikäs
Aurakatu 14 B
20100 Turku
040 829 5464
info@aikaco.fi

Tapauksen mukaan mahdollisen tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Aika Co. Oy / Mikko Äikäs
Aurakatu 14 B
20100 Turku
040 829 5464
info@aikaco.fi

2. Rekisteröidyt

Asiakkaat (kuluttaja- ja yritysasiakkaat) sekä potentiaaliset asiakkaat (kuluttaja- ja yritysasiakkaat).

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste:
- Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella
- Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella (esim. verkkosivujen kautta jätetyt yhteydenottopyynnöt)

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus:
- Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
- Asiakassuhteen hoitaminen

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot (myös asiakasyritysten työntekijät, jotka osallistuvat yrityksen kustantamiin palveluihin):

Yhteystiedot:
- Nimi
- Sähköposti
- Puhelinnumero
- Laskutusosoite/laskutustiedot

Asiakastiedot:
- Tiedot ostetuista tuotteista / palveluista (laskutuksessa)
- Asiakasviestintä esim. sähköpostiviestit, yhteydenottolomakkeiden lisätiedot
- Kerätyt muistiinpanot terapeutin toimesta (vain paperisessa muodossa)

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen:
Aika Co. Oy / Mikko Äikäs
Aurakatu 14 B
20100 Turku
040 829 5464
info@aikaco.fi

1. Tarkastusoikeus:

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

2. Oikeus tietojen oikaisemiseen:

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

3. Vastustamisoikeus:

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

4. Suoramarkkinointikielto:

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

5. Poisto-oikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

6. Suostumuksen peruuttaminen:

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä asiakkuuteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

7. Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

8. Valitusoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:
- Asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä tai siitä neuvotellessa kasvotusten tai videoyhteydellä (HUOM. Aika Co. Oy tai mikään kolmas osapuoli ei tallenna ääntä tai videokuvaa sinun ja terapeuttisi yhteisistä istunnoista)

- Asiakkaalta itseltään verkkolomakkeen tai sähköpostin/tekstiviestin tai puhelun kautta

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Emme luovuta tietoja eteenpäin muille yrityksille tai yhteistyökumppaneille mitään tarkoitusta varten. Henkilötietoja (laskutustietoja ja yhteystietoja) käsittelevät yritykset kohdassa 9.

8. Käsittelyn kesto ja tietojen sijainti

Tietojen säilyttämisen kesto/käsittelyn pituutta koskevat yleiset periaatteet:

Asiakastietoja käsitellään niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa ja kaksi (2) vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen, sillä asiakkaat usein haluavat jonkin ajan kuluttua ensimmäisen jakson päättymisestä joitakin lisäkäyntejä. Mikäli asiakas luovuttaa tietojansa yrityksemme käyttöön, mutta asiakassuhdetta ei synny välittömästi, säilytämme tietoja kaksi (2) vuotta, jotta voimme olla yhteydessä asiakkaaseen myöhemminkin, mikäli hän on kiinnostunut, mutta elämäntilanne ei kyseisellä hetkellä ole sopiva.

Sijainnit, joissa tietoja säilytetään:

Aika Co. Oy:n toimitiloissa lukkojen takana, jossa vain asianomaiset pääsevät niihin käsiksi. Tietojen muoto on aina prosessin onnistumisen kannalta tarkoituksenmukainen, mm. word, excel tai paperi –muotoisena.Tietoja käsittelevien terapeuttien tietokoneilla tiedostomuotoisina asianmukaisten salasanojen ja palomuurien takana.Tietoja käsittelevien terapeuttien puhelimissa tiedostomuotoisina asianmukaisten salasanojen ja palomuurien takana.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Asiakasrekisteriä käsittelevät Aika Co. Oy:n työntekijät, tilitoimistomme Aallon Turku Oy, kirjanpitosovelluksemme Procountor Finago Solo ja laskurahoituspalvelumme Visma PPG Oy (Noja Oy). Yhteistyökumppanimme Suomen Terapiatalo Oy:n kautta tulevat yhteydenotot käsitellään myös Suomen Terapiatalo Oy: n työntekijöiden toimesta.

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.